Şef serviciu: BARBU RALUCA-BEATRICE
EXTRAS ROF:
Art. 9. SERVICIUL AUDIT PUBLIC
Serviciul Audit Public este subordonat direct Primarului Sectorului 2.
Exercită auditul intern și consiliere la: aparatul de specilialitate al Primarului Sectorului 2 și Direcţia Publică de Evidenţă Persoane şi Stare Civilă Sector 2 , Centrul Cultural ,,Mihai Eminescu", Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Sector 2, Direcția Generală pentru Administrarea Patrimoniului Imobiliar Sector 2 precum și la toate instituțiile de învățământ preuniversitar de stat din Sectorul 2.
Atribuţiile definitorii ale structurii:
asigură elaborarea şi actualizarea Normele metodologice specifice privind exercitarea activității de audit intern și consiliere desfășurată la nivelul aparatului de specialitate al Primarului Sectorului 2 și Direcţiei Publice de Evidenţă Persoane şi Stare Civilă Sector 2 și serviciilor publice de interes local, acestea fiind avizate de Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern din Ministerul Finanțelor/ structura cu atribuții delegate de aceasta;
asigură elaborarea Planului multianual de audit public intern (3 ani) şi, pe baza acestuia, a Planului anual de audit public intern, documente aprobate de Primarul Sectorului 2;
asigură efectuarea misiunilor de audit intern de asigurare (planificate şi ad-hoc), pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate, auditând intern toate activitățile/procesele/sistemele de management implemetate;
Misiunile de asigurare (planificate și ad-hoc) ce se desfășoară sunt de tipurile următoare:
• misiuni de audit de regularitate/conformitate
• misiuni de audit al performanței
• misiuni de audit de sistem
Pentru derularea acestor misiuni de audit intern supervizate de Șeful de serviciu al Serviciului Audit Public, se desfășoară următoarele activități:
1. iniţierea misiunilor de asigurare (regularitate/conformitate, a performanței și de sistem;
2. organizarea şedinţei de deschidere a misiunii;
3. colectarea şi prelucrarea informaţiilor în cadrul misiunilor de audit intern;
4. analiza riscurilor și evaluarea controlului intern;
5. elaborarea Programului misiunii de audit public intern;
6. colectarea şi analiza probelor de audit (efectuarea testărilor, analiza problemelor și formularea recomandărilor, analiza și raportarea iregularităților);
7. revizuirea documentelor de lucru şi constituirea dosarului de audit;
8. organizarea şedintei de închidere a misiunii;
9. elaborarea proiectului Raportului de audit intern (inclusiv transmiterea acestuia structurii auditate și organizarea unei reuniuni de conciliere dacă este cazul);
10. elaborarea Raportului de audit public intern (inclusiv difuzarea acestuia);
11. urmărirea recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit şi aprobate de Primarul Sectorului 2;
asigură efectuarea misiunilor de consiliere (formalizată), în scopul îmbunătăţirii administrării entităţii publice, gestiunii riscului şi controlului intern, fără a avea însă responsabilităţi manageriale;
Pentru derularea acestor misiuni de consiliere, supervizate de Șeful Serviciului Audit Public se desfășoară următoarele activități:
1. iniţierea misiunii de consiliere;
2. organizarea şedinţei de deschidere a misiunilor de consiliere;
3. colectarea şi prelucrarea informaţiilor în cadrul misiunilor de consiliere;
4. elaborarea Programului misiunii de consiliere;
5. colectarea şi analiza probelor de audit;
6. efectuarea testărilor și formularea constatărilor;
7. revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit;
8. organizarea şedintei de închidere a misiunii de consiliere;
9. elaborarea Raportului de consiliere (inclusiv difuzarea acestuia);
10. urmărirea soluțiilor formulate în Raportul de consiliere;
asigură efectuarea misiunilor de consilier ad-hoc, necuprinse în Planul anual de audit intern, acestea fiind solicitate/aprobate de către Primarul Sectorului 2; misiunile de consigliere sunt de următoarele tipuri;
• Consiliere sau consultanța propriu-zisă, ce are ca scop identificarea obstacolelor ce împiedică desfășurarea normală a proceselor, prezentând soluții de eliminare a acestora;
• Facilitarea înțelegerii, în vederea cunoașterii în profunzime a unui sistem, standard sau prevedere normativă, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;
• Formarea și perfecționarea profesională, prin organizarea de cursuri și seminare.
Asigură emiterea avizele de numire/revocare a auditorilor interni şi a şefilor de serviciu din cadrul Serviciului Audit Intern, în conformitate cu prevederile legale și procedurale;
Asigură elaborarea și monitorizarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii auditului;
Asigură elaborarea Raportului anual al activităţii de audit public intern pe care il transmite Curții de Conturi și UCAAPI din cadrul Ministerului Finanțelor.
întocmește Rapoarte de specialitate pentru fundamentarea actelor administrative supuse adoptării Consiliului Local Sector 2, la solicitarea Primarului Sectorului 2 și a Secretarului General al Sectorului 2 și acordă sprijin la elaborarea proiectelor transmise spre analiză, formulând propuneri de completare și modificare, după caz;
Elaborează proiecte de acte normative și documentația necesară inițierii proiectelor de hotărâre sau a dispozițiilor, care au legătură cu domeniul de activitate al Direcției/serviciului/compartimentului, după caz.
Responsabilităţi:
Conform legislaţiei specifice în vigoare, șeful Serviciului Audit Public are responsabilităţi privind:
1. informarea UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către Primarul Sectorului 2, precum şi despre consecinţele acestora;
2. în cazul identificării de către auditori, prin transmiterea Formularului de Constatare și Raportare a Iregularităților, a unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat Primarului Sectorului 2 şi structurii de control intern abilitate (Serviciul Corp Control al Primarului);
3. aplicarea sancţiunilor pentru contravenţiile prevăzute la art. 23 lit. d) din Legea nr. 672/2002, republicată, în cadrul Primăriei Sector 2 și a serviciilor publice de interes local în baza Dispoziției Primarului Sectorului 2;
4. monitorizarea implementării de către compartimentele cu atribuții în domeniu a măsurilor cuprinse în actele de control ale Curţii de Conturi, la nivelul Primăriei Sector 2, conform Dispoziției Primarului Sectorului 2;
5. respectarea principiilor fundamentale și regulilor prevăzute în Codul privind conduita etică a auditorului intern.
Atribuţii (activităţi specifice):
a) exercită misiuni de asigurare (de regularitate, de sistem, al performaţei), atât planificate cât şi ad-hoc la niveul aparatul de specilialitate al Primarului Sectorului 2 și Direcţia Publică de Evidenţă Persoane şi Stare Civilă Sector 2 , Centrul Cultural ,,Mihai Eminescu", Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Sector 2, Direcția Generală pentru Administrarea Patrimoniului Imobiliar Sector 2 precum și la toate instituțiile de învățământ preuniversitar de stat din Sectorul 2.
Auditul public se exercită asupra tuturor activităților desfășurate/proceselor/sistemelor de management implementate la nivelul aparatul de specilialitate al Primarului Sectorului 2 și Direcţia Publică de Evidenţă Persoane şi Stare Civilă Sector 2 , Centrul Cultural ,,Mihai Eminescu", Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Sector 2, Direcția Generală pentru Administrarea Patrimoniului Imobiliar Sector 2 precum și la toate instituțiile de învățământ preuniversitar de stat din Sectorul 2, misiunile de audit abordând următoarele domenii: bugetar, financiar-contabil, achiziții publice, resurse umane, IT, juridic, fonduri comunitare, funcții specifice, SCM/SCIM, alte domenii (sistem prevenire a corupției).
Serviciul Audit Public auditează cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele activități:
- activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de unitatea administrativ teritorială;
- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;
- administrarea patrimoniului, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităţii administrativ-teritoriale;
- concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al UAT Sector 2;
- constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;
- alocarea creditelor bugetare;
- sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;
- sistemul de luare a deciziilor;
- sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;
- sistemele informatice,
- sistemele de management SMC si SCIM, etc.
b) exercită misiuni de consiliere formalizate, ce sunt cuprinse în planul de audit anual acestea fiind efectuate prin respectarea normelor metodologice specifice și a procedurilor aferente.
c) exercită misiuni de consiliere ad hoc, necuprinse în Planul anual de audit intern, acestea fiind solicitate/aprobate de către Primarul Sectorului 2;
d) exercită misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin:
• participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau pe proiecte cu durată determinată, la reuniuni, misiuni, schimburi curente de informaţii
• misiuni de consiliere pentru situaţii excepţionale, ce presupun participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităţilor ca urmare a unei situaţii de forţă majoră sau altor evenimente excepţionale.
Responsabilităţi (pentru personalul din structura sa):
1. respecta principiile fundamentale și regulile prevăzute în Codul privind conduita etică a auditorului intern, printre care:
Integritatea
Independenţa şi obiectivitatea
Confidenţialitatea
Competenţa profesională
Neutralitatea politică
2. răspunde de realizarea la timp şi întocmai a atribuţiilor ce-i revin potrivit legii, programelor misiunilor de audit/planurilor aprobate sau dispuse expres de către conducerea instituţiei şi de raportarea asupra modului de realizare a acestora;
3. răspunde, potrivit dispoziţiilor legale, de corectitudinea şi exactitatea datelor și informaţiilor din documentele întocmite;
4. are obligaţia de a actualiza procedurile documentate conform cerinţelor privind Sistemul de Control Intern Managerial şi Sistemul de Management al Calităţii implementate la nivelul instituţiei, ca urmare a modificărilor legislative, structurii organizatorice, reglementărilor interne şi a îmbunătăţirii continue a proceselor;
5. gestionează riscurile la nivel de serviciu pentru implementarea Sistemului de Control Managerial, respectiv întocmirea Registrului Riscurilor, cât şi actualizarea periodică a acestuia;
6. fac parte din comisia de recepţie doar în cazul unor achiziții în baza art.18(6) din Legea 672/2002, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Autoritate (competenţe):
Pentru şeful serviciului:
1. aplică sancţiuni pentru contravenţiile prevăzute la art. 23 lit. d) din Legea nr. 672/2002, republicată, în cadrul Primăriei Sector 2;
2. asigură urmărirea îndeplinirii la termenul stabilit a recomandărilor aprobate în Rapoartele de audit intern;
3. urmăreşte permanent perfecţionarea pregătirii profesionale a auditorilor interni din cadrul serviciului;
4. în situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii / activităţii / operaţiunii auditate, ori sunt identificate unele iregularităţi semnificative sau posibile prejudicii, prin întocmirea și transmiterea FCRI de către auditori, șeful serviciului (coordonator al misiunii de audit) ia măsurile legale care se impun conform situației constatate.
Pentru auditori
1. semnalează şefului de serviciu orice probleme deosebite legate de activitatea auditată, despre care ia cunoştinţă în timpul îndeplinirii sarcinilor de serviciu, chiar dacă acestea nu vizează direct domeniul auditat;
2. în situaţia în care în timpul misiunilor de audit identifică unele iregularităţi semnificative sau posibile prejudicii ori în situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, auditorul informează șeful serviciului, prin întocmirea și transmiterea Formularului de Constatare și Raportare a Iregularităților.